Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  •  других случаях, предусмотренных законодательством.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.) 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации

По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.

Об инвентаризации перед формированием итоговой отчетности читайте статью «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.

Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).

Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.

ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.

Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.

Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).

Предлагаем ознакомиться  РД 34.12.203 Перечень тем противоаварийных тренировок оперативного персонала ТЭС

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства  компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Инвентаризация кредиторской задолженности

Для того чтобы выявить действительные масштабы ДЗ организации, необходимо провести сверку расчетов по каждому должнику в разрезе отдельных договоров и оснований.

Счет

Что анализируется

60

Величина выплаченных поставщикам или подрядчикам авансов

62

Задолженность покупателей за отгруженные товары или выполненные услуги

75

Не оплаченная учредителями задолженность по взносам в уставный капитал

76

Величина НДС, исчисленного при получении авансов; суммы претензий, предъявленные поставщикам; дебиторская задолженность прочих контрагентов

Чтобы объективно оценить ДЗ контрагентов, лучше всего провести сверку взаиморасчетов с каждым из них. Если в ходе сверки будет выявлена какая-либо неточность в учете ДЗ по отдельному основанию, организация должна скорректировать отчетность и отразить исправление ошибки в учете (п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н).

ВАЖНО! На практике бухгалтерские службы нередко забывают, что если организация регулярно подписывала акты сверки взаиморасчетов с контрагентом-должником, то такую ДЗ нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через 3 года после ее образования. Причина в том, что подписание акта сверки прерывает срок давности по ДЗ, и он начинает отсчитываться заново (письмо ФНС России от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

На данном этапе важно верно оценить объемы сомнительной и просроченной задолженности, а также определить, можно ли сформировать под нее резерв по сомнительным долгам и в каком размере. Каждую дебетовую сумму на указанных счетах (в разрезе конкретных оснований возникновения ДЗ) нужно анализировать на предмет ее сомнительности.

О том, как списать просроченную ДЗ в учете, читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

ДЗ персонала по оплате труда, а также по выданным под отчет денежным средствам также необходимо оценить и объективно выявить. Для этого проводится инвентаризация по счетам 70, 71 и 73. Обычно проверяется, имеется ли у уволенных работников ДЗ перед фирмой, какие сотрудники не отчитались по выданным авансам, а также какие еще несоответствия имели место.

Предлагаем ознакомиться  Доверенность на участие в электронных торгах по 44-ФЗ

Кроме того, анализируются дебетовые остатки по счетам 68, 69 на предмет выявления переплаты в бюджет по налогам и сборам и во внебюджетные фонды.

Счет

Что анализируется

60

Задолженность перед поставщиками и подрядчиками за полученные товары или услуги

62

Величина полученных от покупателей авансов

75

Задолженность перед учредителями бизнеса по выплате дивидендов

76

Величина НДС, принятая к вычету при оплате авансов поставщикам, задолженность перед прочими контрагентами

ВАЖНО! При этом есть плюс в плане налогообложения: если компания регулярно подписывала акты сверки, то КЗ по таким контрагентам не нужно включать в состав налогооблагаемых доходов после истечения 3 лет со дня образования задолженности.

Чтобы выявить действительные объемы задолженности перед бюджетом (по налогам), а также внебюджетными фондами (по страховым взносам), целесообразно обратиться в ФНС или в ФСС с запросом о выдаче справки о состоянии расчетов с налоговой службой, а также по страховым взносам. Кроме того, по инициативе любой из сторон может быть проведена совместная сверка расчетов.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация расчетов с кредиторами по оплате труда также имеет большое значение при выявлении действительных объемов ДЗ и КЗ организации, поскольку уровень КЗ по оплате труда напрямую влияет на коллектив и его работоспособность. В данном контексте счет 70 проверяется на предмет выявления случаев невыплаты заработной платы, а также причин этого (п. 3.46 Методических указаний).

ВАЖНО! Чтобы проверка была эффективной, организации следует провести анализ всех расчетных ведомостей, а также расходных кассовых ордеров и платежных поручений.

Поскольку нередко основную КЗ в организации составляет задолженность перед банками и иными финансовыми учреждениями, обязательна проверка кредитовых остатков по счетам 66 и 67. При этом важно правильно оценить, какие остатки представляют собой краткосрочную, а какие — долгосрочную КЗ. Выполнить задачу поможет анализ бухгалтерских регистров организации, а также полученных от банка документов (графика погашения КЗ, справок и выписок об уплате).

ВАЖНО! При анализе КЗ следует не забыть, что задолженность по каждому кредитору и каждому основанию должна быть проверена на предмет просроченности. Если окажется, что срок давности по КЗ истек либо, к примеру, кредитор был ликвидирован, такую КЗ необходимо списать в соответствии с действующим порядком.

Как правильно списать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, читайте здесь.

Инвентаризация расчетов должна быть документально оформлена после того, как все операции по выявлению актуальных ДЗ и КЗ завершены. Для этой цели следует сформировать акт инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17 или форме, самостоятельно разработанной организацией, а также справку –  приложение к акту. Причем составить такой акт необходимо в двух экземплярах.

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся  формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

Предлагаем ознакомиться  Как стать судьей: особенности профессии

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Форма ИНВ-17

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Итоги

Инвентаризация расчетов требует детального анализа расчетов с каждым контрагентом в разрезе каждого отдельно взятого основания (к примеру, договора поставки, предоставленного займа и т. д.). Для этого бухгалтерская служба компании проводит проверку остатков на соответствующих счетах. Получить объективное представление об объемах имеющихся ДЗ и КЗ помогает сверка расчетов с контрагентами и бюджетом.

Обязательно помнить о том, что просроченные ДЗ и КЗ нужно списать и учесть такое списание должным образом при налогообложении прибыли. Кроме того, важно правильно составить документы, в которых будут отражены результаты инвентаризации.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.