Правильный образец письма-извещения

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании.

  • письмо, сообщающее какую-либо информацию — извещение или уведомление;
  • письмо-заявление о намерениях его отправителя;
  • письмо-подтверждение о получении чего-либо;
  • письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
  • письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

•    Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар Data: 25.06.2016From: Анна СимоноваTo: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Письмо уведомление о приезде представителя компании

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Как написать письмо-извещение?

•    Письмо-просьба об организации встречи

Письмо уведомление о приезде представителя компании

Subject: Организация встречи с Еленой ФирсовойData: 25.06.2016From: Черкесов ИльяTo: Иванова Галина

Предлагаем ознакомиться  Поощряем и награждаем персонал

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней. 

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. 

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой. 

С уважением,

Вадим Татаренко

Subject: Номер телефона Елены ФирсовойData: 25.06.2016From: Черкесов ИльяTo: Иванова Галина

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс». 

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Пример уведомления

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

Правила составления

Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:

  1. Личного мнения.
  2. Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
  3. Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.

Зато в уведомлении обязательно должны быть:

  • Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
  • Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
  • Подпись следует ставить в конце текста.
  • Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.

Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат. Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно:

  1. Отправитель/получатель.
  2. Дата составления.
  3. Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
  4. Название сообщения «Уведомление».
  5. Заголовок.
  6. Обращений к тому, кому адресуется письмо.
  7. Уведомительная часть – краткое ее изложение.
  8. Вводная часть.
  9. Собственно текст.
  10. Должности, подписи ответственных лиц.
Предлагаем ознакомиться  Что делает нормировщик

Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.

Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

  1. В первой указывается причина его составления.
  2. Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Содержание

образец письма извещения

1.
Определение понятия «документ». Системы документации

2. Этапы
составления приказа

3. Письмо о
приезде представителя для участия в переговорах

4.
Письмо-запрос

5.
Автобиография

Список
использованной литературы

Приложение

•    Письмо-приглашение

Уважаемые Партнеры,

С уважением,

Анна Симонова

С уважением,

Вадим Татаренко

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Письмо клиента 

Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.Data: 20.12.2015From: Петренко РоманTo: Андрей Иванов

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы. 

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко  

Письмо-напоминание как правило состоит из двух частей:- напоминание о выполнении принятых решений, договорённостей- указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения договорённостей.

⁠⁠⁠_____________________________________________________________________________________________

Образец 1