Бухгалтерская справка: инструкция по применению и образцы

Для отражения операций в учете бухгалтеры используют различные первичные документы, в том числе бухгалтерские справки. По какой форме составлять данный документ, в каких случаях использовать справку — расскажем в статье.

Если бухгалтерская справка содержит все необходимые реквизиты, ее можно считать первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Налоговый учет могут подтвердить первичные документы, в том числе бухгалтерские справки (ст. 313 НК РФ).

Унифицированная форма справки утверждена лишь для государственных учреждений. Коммерческие организации могут взять данный бланк за основу и разработать удобную для себя форму бухгалтерской справки. Принятую форму справки следует закрепить в учетной политике компании.

Бухгалтерскую справку должен подписать исполнитель — им может быть ответственный за операцию бухгалтер или главный бухгалтер.

Чаще всего бухгалтерскую справку используют:

  • для отражения определенных фактов или пояснения ситуации;
  • для исправления ошибок в бухгалтерском или налоговом учете;
  • для расчета каких-либо показателей.

Как рассчитать декретные выплаты самостоятельно? Руководство содержится в нашей новой статье по ссылке.

Бухгалтерская справка об исправлении ошибки должна обладать:

  • Наименованием (в котором собственно пишется «бухгалтерская справка»)
  • Датой составления
  • Наименованием предприятия, от лица которого оформлена справка
  • Содержанием факта хозяйственной деятельности
  • Измерителями факта хозяйственной деятельности в вещественном и стоимостном выражении
  • Наименованием должностей субъектов, которые являются ответственными за хозяйственную операцию, а также за ее правильное оформление
  • Личными подписями указанных субъектов

Назначение бухгалтерской справки

Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

  • для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
  • проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
  • оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.

Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.

Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Отражение фактов, пояснения

Для многих хозяйственных операций существует свой первичный документ. Например, продажу товара оформляют накладной по форме ТОРГ-12, результаты инвентаризации на складе фиксируют в акте, прием оборудования к учету отражают в акте ОС-14 и т. д.

Существуют и такие операции, для которых не утверждены формы первичных документов. В таких случаях специалисты составляют бухгалтерские справки.

Наиболее распространенные операции, когда нужно составить бухгалтерскую справку:

  • внесение взноса в уставный капитал;
  • начисление штрафа (пени) согласно выставленному требованию ФНС или фондов;
  • перевод товаров в материалы;
  • отражение госпошлины по судебным делам;
  • списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
  • корректировка задолженности согласно акту сверки, когда невозможно определить причину расхождения и т. п.

Форма и необходимые реквизиты справки

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

  • наименование субъекта, оформляющего документ;
  • название документа и дата его составления;
  • содержание производимой операции;
  • необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
  • подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.
Предлагаем ознакомиться  Шаблон рекомендательного письма от работодателя

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.

О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2018)?».

Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

Исправление ошибок

Каждая операция в учете должна быть оформлена документом. Если в учете выявлена ошибка, ее нужно исправить. Зафиксировать исправление можно в бухгалтерской справке, так как иного документа для этого законодательством не предусмотрено.

Для исправления ошибок в учете бухгалтер делает сторнировочную запись либо дополняющую проводку.

Сторно понадобится, если в учете сделана неверная проводка, искажена сумма операции и т. п.

Дополнительную проводку нужно сделать, если операция не была отражена в учете или сумма была занижена.

Нюансы основного содержания справки

Исправляем ошибки как профессионалы - БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

  • суть сделанной ошибки;
  • номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
  • обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
  • необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они, так же как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.

Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе 1С при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа 1С), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте.

Расчет показателей

Чтобы сделать некоторые проводки, бухгалтеру требуется произвести расчеты показателей. В таком случае результат расчета и сам расчет отражаются в бухгалтерской справке-расчете.

Чаще всего в справке-расчете показывают:

  • начисление дивидендов;
  • расчет курсовых разниц;
  • расчет материальной выгоды и НДФЛ за пользование займом;
  • расчет больничных, отпускных;
  • расчет налогов;
  • расчет нормируемых расходов и т. п.

Бухгалтерские справки не заменяют первичные документы, которые компании обязаны составлять. Бухгалтерская справка чаще всего является приложением к документам по той или иной хозяйственной операции.

Так как бухгалтерская справка чаще всего является приложением к первичке, хранить ее нужно не менее 5 лет (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Чтобы определить точный срок хранения, следует понять назначение справки. Например, ведомости на выдачу дивидендов хранятся 75 лет (п.

В каких случаях подают уточненные декларации

1. Если искажения налоговых обязательств нет

2. Исправление переплаты налога

3. Исправляем недоплату

Особенности внесения изменений и дополнений в налоговую отчетность

1. По НДС

2. По налогу на прибыль

3. По другим налогам

Как оформить уточненную декларацию

Как подавать уточненную декларацию

Сроки подачи уточненненной декларации

Рассчитываем пени

Исправления в бухгалтерском учете этих ошибок влияют на налоговую базу при расчете налогов. Поэтому следует не только осуществить исправительную проводку по исправлению ошибки, но и внести исправления в налоговые расчеты по тем налогам, к искажению которых привела данная ошибка. Причины неправильной уплаты налога могут быть разными:

  • неверно сделаны бухгалтерские записи;
  • неправильно определена налоговая база;
  • использована не та ставка налога;
  • неправильно применена льгота по налогу;
  • перерасчет одних налогов повлиял на величину других налогов;
  • неверно применены налоговые вычеты;
  • допущены технические ошибки при заполнении декларации.
Предлагаем ознакомиться  Документы на единовременное пособие при рождении ребенка

В каких случаях налогоплательщик уточненную декларацию подать обязан, а в каких лишь имеет право на это?

В пункте 1 статьи 81 НК РФ сказано, что налогоплательщик обязан внести изменения и дополнения в уже поданную декларацию, если он обнаружил в ней неотражение или неполное отражение сведений или другие ошибки, приведшие к занижению уплачиваемой по декларации суммы налога. Таким образом, законодатель достаточно четко выразил свою волю: обязанность вносить изменения в декларацию существует, лишь если в ней занижена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет.

Подтверждается эта позиция и судами. Так, Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в Постановлении от 04.08.2003 по делу N Ф04/3763-1052/А46-2003 специально указал налоговикам, что требовать представления уточненной декларации они могут, только если у налогоплательщика есть недоимка по налогу. Если же недоимки нет, то требование налоговиков о представлении уточненной декларации незаконно.

Примерами таких ошибок могут быть суммы, указанные не в тех строках декларации, одновременные одинаковые занижения (завышения) суммы НДС и вычетов, доходов и расходов, отражение в декларации по НДС разницы между полученными авансами и произведенной по ним отгрузкой и т.п.

Накажут ли за это?

Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец

В Налоговом Кодексе нет статьи, которая бы предусматривала санкции за неверное заполнение налоговых деклараций (если только такое нарушение правил составления декларации не привело к недоплате налога).

Любимая статья налоговиков — 120 НК РФ. Ею они и пугают налогоплательщиков, требуя все правильно отражать, даже если искажения налоговых обязательств нет. Мол, мы Вас можем оштрафовать по статье 120 НК РФ (за неправильное отражение в отчетности хозяйственных операций). Штраф составит либо 5000 рублей (если декларация неправильно заполнена один раз), либо 15 000 рублей (если вы неверно отразили, к примеру, авансы в нескольких декларациях).

Однако на самом деле ошибка в налоговой декларации, которая не привела к недоплате налога, не является грубыми нарушениями, за которые наказывает статья 120 Налогового кодекса РФ.

В статье 120 НК РФ четко определено, что является грубым нарушением правил учета доходов (расходов) и объектов налогообложения. Это отсутствие счетов-фактур, первичных документов или регистров бухгалтерского учета. Кроме того, если в учете организации будут обнаружены систематические ошибки (допускаемые более двух раз в год), это тоже будет считаться грубым нарушением.

Суды освобождают налогоплательщиков от ответственности за оплошности в оформлении декларации, если налог не занижен. Ведь налоговая декларация не относится к бухгалтерской отчетности, и допущенные в ней ошибки не признаются грубым нарушением правил учета (постановление ФАС ВВО от 11 ноября 2002 г. N А43-6518/02-16-309).

Исправляем ошибки как профессионалы - БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Поэтому, вносить уточнения в этом случае в декларацию или нет — Ваше решение.

При излишней уплате налога сдача уточненных деклараций является правом организации, а не обязанностью. Другими словами, за то, что вы переплатили налог в бюджет, а потом по каким-либо причинам решили его себе не возвращать, никто вас наказывать не станет. А больше — не меньше. Санкций за излишнюю уплату налога в НК РФ не предусмотрено никаких.

Просто иногда налоговики играют формулировкой пункта 1 статьи 81 НК РФ — «при обнаружении в сданной декларации неотражения или неполноты отражения сведений». Уж очень хочется попугать штрафами, ведь судиться пойдет не всякий.

Другое дело, что зафиксировать факт переплаты налога в прошлых периодах для самих налогоплательщиков важно, и они могут воспользоваться своим правом подать уточненную декларацию, а налоговые органы обязаны такую декларацию принять (п. 2 ст. 80 НК РФ).

Предлагаем ознакомиться  Справка о смерти по форме 33: для чего нужна, где оформить, необходимые документы

Во-первых, переплату можно вернуть или зачесть в счет предстоящей уплаты данного налога или оплачиваемого в аналогичный бюджет (ст. 78 НК РФ). А «во-вторых», в дальнейшем, при налоговых проверках могут найти ошибки и сказать, что была недоимка по налогу, насчитать пени и штрафы. А зафиксированная переплата налога в этот период может спасти ситуацию.

Итак, если ошибка привела к переплате налогов, то организация, подав исправительную декларацию на основании статьи 54 НК РФ, может воспользоваться своим правом на зачет или возврат излишне уплаченных налогов.

Возврат излишне уплаченного налога осуществляется по письменному заявлению налогоплательщика в течение одного месяца со дня его подачи (п. 7 и 9 ст. 78 НК РФ). Такое заявление может быть подано в течение трех лет со дня уплаты суммы налога.

Заявление о возврате переплаты налога подается в свободной форме (см. рис. 3) или на бланке, который может быть разработан Вашей налоговой инспекцией.

Если в месячный срок налоговые органы не возвратят сумму переплаты, то согласно пункту 9 статьи 78 НК РФ на сумму излишне уплаченного налога, не возвращенную в установленный срок, начисляются проценты за каждый день нарушения срока возврата исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ. Эти суммы не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Покажем, как отразить в учете суммы процентов, полученные от налоговых органов в соответствии со статьей 78 НК РФ.

Пример 4

Справка о списании задолженности.

22 января 2004 года фирма «Весна» подала заявление о возврате НДС в размере 100 000 руб., излишне уплаченного в федеральный бюджет. Руководитель налоговой инспекции принял решение о проведении камеральной проверки. В результате выяснилось, что у фирмы отсутствует задолженность по уплате налогов, сборов и пеней в данный бюджет.

Излишне уплаченный налог налоговая инспекция перечислила 15 марта 2004 года на расчетный счет фирмы в банке. Срок возврата излишне уплаченной суммы НДС истек 22 февраля 2004 года.За период со дня, следующего за днем истечения этого срока, по день возврата (включительно), то есть за период с 23 февраля по 15 марта 2004 года включительно, на сумму излишне уплаченного НДС должны быть начислены проценты. Размер ставки рефинансирования ЦБ РФ равен 16%. Сумма процентов составит 920,54 руб. (100 000 руб. х 16% : 365 дн. х 21 дн.).

Согласно пунктам 4 и 8 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, проценты, начисленные за нарушение срока возврата излишне уплаченной суммы налога, являются прочими внереализационными доходами. Данные доходы принимаются к бухгалтерскому учету в фактических суммах (п. 10.6 ПБУ 9/99).

Поскольку эти суммы не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, то записями в аналитическом учете по счету 91-1 отражена постоянная разница в сумме 920,54 руб.

Руководствуясь пунктом 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02), утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н, организация признает в бухучете постоянную разницу в виде дохода в сумме процентов, начисленных за нарушение срока возврата излишне уплаченной суммы налога.

Согласно пункту 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно. То есть в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница. В рассматриваемом случае постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, например, субсчет 91-11.

Дебет 76 (68) Кредит 91 субсчет 11 «Постоянные разницы по прочим доходам»
— 920,54 руб. — отражены проценты, начисленные за нарушение срока возврата излишне уплаченной суммы налога в составе постоянных разниц;
Дебет 51 Кредит 76 (68)
— 100 920,54 руб. (100 000 руб. 920, 54 руб.) — отражен возврат суммы переплаты и процентов.