Когда писать

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

  • просрочено подписание;
  • бумаги потеряны;
  • обнаружилась недостача документов.

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  • реквизиты отправителя;
  • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

  1. Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

    Пример:

    «ООО «Интаер»

    ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

    17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

    Директору ЗАО «Оптика»

    С. Л. Петрову

    155623, г. Москва,

    ул. Восстания, д. 29».

  2. Образец сопроводительного письма заказчику по 44 ФЗ в 2020 годуУказываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

    Пример:

    «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».

  3. Далее приступаем к написанию самого текста письма.

    Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

    Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

    • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
    • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
    • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

    Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

    При ссылке на тот или иной документ необходимо поставить его номер и дату составления.

    Итак, рассмотрим конкретный пример:

    «Уважаемый Сергей Леонидович!

    Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».

  4. Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:

    «Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».

  5. Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.

    «Директор К.С. Иванов

    Голубева И.В.

    349-45-97».

Предлагаем ознакомиться  Документы для получения ипотеки, какие документы нужны для оформления ипотеки

Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

Роль сопроводительного письма к документам

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

  • Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
  • Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
  • В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Составление сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

  • Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
  • В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
  • В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
  • Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  • Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

Кто должен подписывать сопроводительное письмо

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

Предлагаем ознакомиться  Образец ответа на требование фнс

В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.

Сопроводительное письмо к документам образец

*Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения

Для чего нужно делать?

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:

  1. В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.

    На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  2. В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  3. Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).

Образец сопроводительного письма заказчику по 44 ФЗ в 2020 году

Сопроводительное письмо обязательно должно регистрироваться у адресата, которому оно было направлено.

Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

  1. Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
  2. Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
  3. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
  4. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
  5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

Содержание

Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

  • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
  • Дата отправки и номер документа.
  • Название письма.
  • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
  • Приложения.
  • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Предлагаем ознакомиться  Акт о происшествии на предприятии образец

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  • номер бумаги по порядку в перечне;
  • ее наименование и реквизиты;
  • количество экземпляров;
  • количество листов;
  • допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  • подписать и возвратить отправителю;
  • приобщить к материалам дела;
  • рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Порядок заполнения

В настоящее время нет нормативного — правового документа, который бы содержал в себе порядок, а также основные требования к составлению сопроводительного письма.

Businessman signing a contract

Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

  1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
  2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
  3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
  4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

Кому адресуется?

Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

Итак, перечислим кому адресуется:

  1. В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
  2. Партнерам по бизнесу.
  3. Поставщикам.
  4. Покупателям;.
  5. В филиалы, головную организацию.
  6. Инвесторам и т.д.

О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

  1. Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

    Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

    Данный способ является самым дешевым, но в то же время не очень эффективны и надежным, так как зачастую письма могут слишком долго идти до адресата либо вовсе теряться.

  2. Отправка при помощи заказного письма, содержащего уведомление. Более надёжный способ доставки. После того, как письмо доставлено до адресата, отправителю приходит уведомление (отрывная часть, направленного письма), содержащее дату получения документа и подпись получателя.
  3. Отправка ценным письмом, содержащим опись вложения. Используется обычно в случае, если в обязательном порядке необходимо доставить куда-либо важные документы (Например, в судебные органы).
  4. Использование курьерской службы – к этому способу доставки прибегают для срочной передачи документов. На сумму оплаты влияет заказанная скорость выполнения услуги.

    Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  5. Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.

Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.