Какие деловые письма бывают

Обращением чаще всего служит существительное в именительном падеже или другая часть речи в значении существительного — прилагательное, причастие и так далее.

Обращениями могут служить собственные имена людей, клички животных, названия по степени родства, профессии, занятию, званию, национальности, возрасту и т.п.

Обращениями могут быть названия предметов и неживой природы, географические названия. В этом случае происходит олицетворение — неодушевленные предметы наделяются человеческими качествами.

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Стиль написания делового письма

Обращение форма написания

Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.

Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы.

Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.

Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:

  1. ПК с доступом в Сеть.
  2. Бумага.
  3. Ручка.
  4. Конверт.
  5. Принтер.

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Обращение форма написания

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо — это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.

Указание адресата

Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.

Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.

В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.

Комплимент

«Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация — ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить.

Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.

Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.

Виды деловых писем

Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.

Излагаем просьбу

«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».

Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».

Резюмируем

«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Обращение форма написания

Основные правила делового письма следующие:

  • достоверности информации в содержании;
  • полноты содержания;
  • краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
  • отсутствие грубости, нейтральный тон;
  • отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
  • использование сленга и просторечий неприемлемо;
  • сокращения слов нежелательны;
  • отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Какими бывают обращения

Обращение может быть кратким — состоять из одного слова. Обращение не является членом предложения, но может иметь зависимые слова, то есть быть распространенным.

Обращение отделяется знаками препинания. Если его произносят без восклицательной интонации, то обращение выделяется запятой в начале или конце предложения или запятыми, если стоит в середине предложения.

  • Мама, я пришел.

  • Я пришел, мама.

  • Я, мама, уже пришел.

Если обращение находится в начале предложения и произносится с восклицательной интонацией, то после него ставится восклицательный знак. При этом первое слово пишется с прописной буквы.

Какие деловые письма отправляют чаще всего

Если перед обращением стоит междометие «о», «ах», «а» и тому подобные, они не отделяются запятой от обращения.

  • О родина святая, какое сердце не дрожит, тебя благославляя. (В.А. Жуковский)

  • Как хорошо ты, о море ночное! (Ф.И. Тютчев)

Не являются обращениями и не разделяются запятыми междометные выражениябоже упаси, господи прости, слава тебе господи и т.п.

Если части распространенного обращения разделены другими членами предложения, то каждая часть выделяется запятыми:

  • Отколе, умная, бредешь ты, голова? (И.А. Крылов).

В официальных письмах обращения принято записывать на отдельной строке. После обращения в таком случае ставится восклицательный знак.

  • Уважаемый Иван Иванович! (Слово «уважаемый» входит в состав обращения и запятой не отделяется).

Личные местоименияты и вы чаще всего в предложении являются подлежащими, а не обращениями.

Иногда, впрочем, они могут быть обращениями или входить в состав обращений.

Предлагаем ознакомиться  Устав ООО при реорганизации предприятия

Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:

  • Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
  • Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
  • Ваш отдел является ведущим…
  • Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
  • На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…

Далее следует цель обращения, то есть необходимо объяснить сложившуюся проблему. В этой части можно использовать следующие выражения и вводные слова:

  • в связи с тем, что…
  • в целях разрешения ситуации…
  • для развития бизнеса…
  • для достижения лучших результатов в…
  • для разрешения конфликтных ситуаций…

Как не ошибиться в выборе стиля письма

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

  • Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
  • При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
  • Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
  • Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

  • в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
  • вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Личный стиль

  • Наличие личных местоимений: я, мы, вы
    Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
  • Прямые обращения и просьбы
    Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительными
    Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациями
    Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

  • точность подачи информации;
  • официальность;
  • содержательное, но краткое изложение;
  • объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать.

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

  • Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

  • бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
  • отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
  • текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
  • если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
  • у каждого приложения идет отдельная нумерация;
  • в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Деловое письмо-приглашение

Электронное деловое письмо состоит из частей:

  • тема;
  • приветствие:
  • суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
  • подпись с контактными данными.

Следует помнить о следующих обстоятельствах:

  • обычно мы пишем деловое письмо компании в лице ее руководителя, отправителем также часто является юридическое лицо;
  • сотрудники в компаниях подчиняются определенному регламенту взаимоотношений и придерживаются субординации;
  • в деловой переписке обсуждаются рабочие вопросы;
  • документы, содержащие информацию, которая касается вопросов управления компанией, отправляются определенному адресату;
  • нередко могут возникать похожие рабочие ситуации.

Поэтому деловые письма:

  • имеют официальный обезличенный тон;
  • имеют конкретного адресата;
  • содержат актуальную достоверную на текущий момент информацию;
  • содержат исчерпывающую информацию, доказательства и аргументы.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

  • наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
  • наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

  • от физического лица к физическому лицу;
  • от физического лица к организации;
  • от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

  1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
  2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
  3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
  4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Правила написания делового письма

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

  1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».
  2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
  3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.
  4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
  5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.
  6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Как правильно составить деловое письмо

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

  1. Отсутствие структуры
  2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
  3. Неаккуратное оформление
  4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
  5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
  6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
  7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
  8. Отсутствие логики в изложении материала
  9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
  10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления
  • Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  • Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  • Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно.

    Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».

  • Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  • Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  • Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  • Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  • Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  • Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  • Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  • Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  • Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  • Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца. Правильное деловое письмо
  • Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  • Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  • Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  • Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  • В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  • Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  • Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
Предлагаем ознакомиться  Единица измерения рейс код по океи
Начальнику отдела кадров Т. М. Николаевой
от
Костяевой Татьяны Владимировны

Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии.

27.09.2014                         (Подпись)

Какой вид письма выбрать

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Что такое письмо-ответ и как его писать

Существует два типа писем-ответов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):

  1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
  2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
  • дате составления инициативного письма
  • его регистрационном номере

Любой сплоченный коллектив – большая сила, с которой стоит считаться.

Требования к деловым письмам

Благоприятные партнерские отношения, поддержка и взаимовыручка являются фундаментом, признаком стабильности и процветания любого предприятия. Но это в идеале. На деле все не кажется таким радужным.

Первой причиной, которая служит толчком к написанию коллективного заявления на руководителя, становится нарушение трудового законодательства.

Но прежде, чем предпринимать любые серьезные действия, важно помнить, что существуют пути, когда к общему решению можно прийти мирным путем. Любой руководитель – человек, которому свойственно ошибаться.

Не нужно действовать радикально без лишней необходимости. Но в случае, если задеты ваши права и свободы, и начальник не соглашается на уступки или исправление допущенных ошибок, нужно действовать.

Если вы сами не отстоите собственные права, никто за вас этого не сделает.

Если вам кажется, что выхода нет, нарушения со стороны шефа будут регулярными, и лучшим выходом станет смена места работы, не спешите с выводами. Поинтересуйтесь у других членов коллектива, быть может, их права также задеты. Директор — не самая последняя инстанция.

Скооперируйтесь и приведите в действие собственное оружие – законодательство. Составьте образец общего заявления, в котором четко опишите все ваши требования и доказательства незаконных действий со стороны начальства. За вашим руководством всегда стоит высший орган. Смело обращайтесь в вышестоящую инстанцию и отстаивайте свои интересы и права работника.

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

  1. pismo-nachalnikuБудьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
  2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
  3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
  4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
  5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
  6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
  7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Правила оформления делового электронного письма

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:

  • Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу
от
жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

  • Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
  • Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу
от
жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича

заявление.

При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.

Итак, допустимы варианты:

  • тому-то от такого-то… Заявление
  • тому-то от такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
  • тому-то от такого-то… заявление.
  • тому-то такого-то… Заявление
  • тому-то такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
  • тому-то такого-то… заявление.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

    В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

    (1) Ректору ФГУ;

    (2) доктору технических наук И. П. Слесареву;

    (3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка);

    (4) студентки такого-то факультета;

    (5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.).

    Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

Какие языковые конструкции лучше всего вставить

При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:

  1. Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
  2. Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».